Mengenal sistem
Gambaran besar: siapa melakukan apa, istilah penting, dan bagaimana satu beasiswa berjalan dari awal sampai akhir.
Apa yang dikerjakan sistem ini
SIM Beasiswa adalah satu pintu untuk seluruh beasiswa mahasiswa: informasi dan pendaftaran, seleksi bertahap (validasi berkas, wawancara, FGD), penetapan penerima, kontrak, penyaluran dana, sampai laporan kemajuan setiap semester. Ada dua jenis program:
| Jenis | Cara kerja | Contoh |
|---|---|---|
| Kerja sama | Mahasiswa mendaftar sendiri saat pendaftaran dibuka, lalu mengikuti seleksi. Seleksi dapat dilakukan Unhas di sistem ini, atau oleh mitra (sistem hanya mencatat penerima). | ASA Nusantara, BAZNAS, Sobat Bumi |
| Matchmaking | Pemberi beasiswa (alumni, perorangan, perusahaan, pemda, lembaga filantropi) memilih kriteria penerima. Sistem mencari mahasiswa yang cocok, pengelola memverifikasi, lalu mahasiswa ditawari langsung. | Alumni yang ingin membantu mahasiswa dari daerah asalnya |
Peran pengguna
| Peran | Tugas utama | Menu yang dipakai |
|---|---|---|
| Mahasiswa | Melengkapi data diri, mendaftar, mengikuti seleksi, menerima tawaran, menandatangani kontrak, mengisi rekening dan laporan kemajuan. | Beranda saya, Cari beasiswa, Pendaftaran saya, Data diri & berkas, Rekening penerima, Laporan kemajuan |
| Pemberi beasiswa | Membuat komitmen, menyetujui invoice/kontrak, membayar, membaca laporan penerima. | Beranda pemberi, Buat komitmen baru, Profil pemberi |
| Admin pengelola | Membuat program, menyusun tahapan & penilai, memutuskan penerima, mengelola matchmaking, mengumumkan hasil, membuat laporan. | Program & seleksi (konsol program), Matchmaking pemberi, Data mahasiswa, dll. |
| Reviewer / Validator / Pewawancara | Menilai peserta dengan rubrik (lewat akun atau tautan bertoken tanpa login). | Tugas penilaian |
| Panitia pelaksana | Menjalankan presensi dan antrean pada hari seleksi untuk program yang ditugaskan. | Program saya |
| Admin keuangan | Memverifikasi pembayaran pemberi, mengelola rekening penerima, mencatat penyaluran dana. | Pembayaran pemberi, Rekening penerima, Penyaluran dana |
| Mitra kerja sama | Memantau program kerja samanya (data dibatasi). | Beasiswa mitra |
| Super admin | Semua hal di atas + pengguna, pengaturan, tampilan, keamanan, cadangan, pembaruan. | Kelompok menu "Sistem" |
Perjalanan satu program kerja sama (diseleksi Unhas)
- Persiapan — admin membuat program, mengisi identitas & jadwal, persyaratan berkas, tahapan seleksi, rubrik, penilai, dan tim program.
- Pendaftaran — admin membuka pendaftaran; mahasiswa yang datanya lengkap mendaftar dan mengunggah berkas khusus.
- Seleksi administrasi — admin menandai pendaftar lolos/tidak lolos, lalu memasukkan yang lolos ke tahapan pertama.
- Tahapan penilaian — validasi berkas (daring), FGD dan/atau wawancara (luring dengan presensi & antrean). Penilai mengisi rubrik; nilai tersimpan otomatis.
- Keputusan — sistem menghitung nilai akhir dan peringkat; admin menetapkan prioritas, cadangan, tidak lulus.
- Kontrak — kontrak & surat pernyataan dibuat otomatis dari templat; mahasiswa mencetak, menandatangani, mengunggah; admin memverifikasi → mahasiswa tercatat sebagai penerima.
- Pengumuman — admin mengumumkan hasil. Sebelum diumumkan, nilai dan komentar tidak terlihat oleh peserta.
- Penyaluran & laporan — keuangan mencatat penyaluran dana; penerima mengirim laporan kemajuan setiap semester.
Setiap program memiliki konsol program sendiri (seperti konsol panitia lomba): menu kiri konsol mengikuti urutan perjalanan di atas, dan halaman Ringkasan & lintasan menunjukkan tahap saat ini serta langkah berikutnya yang perlu dilakukan.
Istilah penting
| Istilah | Arti |
|---|---|
| Desil | Tingkat kesejahteraan keluarga (DTKS/DTSEN/P3KE). Desil 1 = paling membutuhkan. |
| Proteksi pembiayaan ganda | Sistem menolak/memperingatkan mahasiswa yang sedang menerima beasiswa lain. Penerima beasiswa penuh tidak dapat mendaftar lagi sampai menjelang beasiswanya berakhir (bawaan: 6 bulan sebelum berakhir). |
| Kode pendaftaran | Kode unik pendaftar (mis. B006-0EEEC) di kartu pendaftaran ber-QR; dipakai untuk presensi. |
| Token penilai | Tautan rahasia untuk menilai tanpa akun. Dapat diberi masa berlaku dan dibuat ulang. |
| Prioritas / cadangan | Prioritas = diusulkan menerima; cadangan = menggantikan bila prioritas menolak/gugur. |
| Kontrak tripartit | Kontrak matchmaking antara Unhas (pengelola), pemberi, dan mahasiswa. |
| At cost | Komponen biaya sesuai tagihan riil (UKT, asuransi); di invoice dipakai nilai estimasi. |
Paling cepat belajar: pasang data contoh (super admin › › ), lalu ikuti bab Belajar dari data contoh. Di sana ada akun untuk setiap peran dan program yang sudah tuntas maupun sedang berjalan.